Programma Verplaatsingen

In samenhang met het verminderen van het aantal verschillende bibliotheeklocaties wordt bij de bibliotheken van de Universiteit Leiden het Programma Verplaatsingen uitgevoerd.

Het Programma Verplaatsingen bestaat uit vier projecten, die een groot aantal onderlinge relaties hebben. De projecten zijn:

  1. Project A: de Algemene wetenschappelijke collecties en de gesloten magazijnen in de UB
  2. Project B: de Bijzondere collecties en de kluizen in de UB
  3. Project C: de Collecties in open opstelling op de studiezalen in de UB
  4. Project X: de collecties op decentrale locaties, die naar de UB verplaatst worden

De activiteiten in deze projecten moeten ervoor zorgen dat bij de te sluiten bibliotheeklocaties ter plaatse al zoveel mogelijk voorbereidingen worden getroffen en dat alle ruimtes voor collecties in de UB optimaal worden voorbereid om de in te huizen collecties op te nemen. Dit alles is nodig om te voorkomen dat delen van te verplaatsen collecties langere tijd niet voor gebruik beschikbaar zijn.

Tegelijk moeten zowel in de magazijnen en kluizen van de UB als in de studiezalen met open opstelling belangrijke verbeteringen worden aangebracht, waarover later meer.

Bibliotheek Kunstgeschiedenis / Geschiedenis uit Huizingagebouw :=(

De eerste uitdaging is de verhuizing van de Bibliotheek Kunstgeschiedenis vanuit het Huizingagebouw naar de UB. De Bibliotheek zal, zoals gewoonlijk, omstreeks 1 juli sluiten vanwege de zomervakantie, maar dit keer is dat – op deze plek – voorgoed. Half augustus moet dan op de UB een studiezaal Kunstgeschiedenis met een ruime open opgestelde collectie zover klaar zijn dat studenten en medewerkers daar kunnen vinden wat ze nodig hebben. De uitleenbare werken zijn dan aan te vragen via de catalogus, en de zeldzame, kostbare en kwetsbare materialen kunnen geraadpleegd worden in de Leeszaal Bijzondere Collecties.

Open opstelling of magazijnopstelling?

Anders dan in veel Amerikaanse bibliotheken, waar vaak de totale collectie open is opgesteld, is de ruimte in bibliotheken in Nederland veelal schaars. Grote delen van bibliotheekcollecties worden daarom zo compact mogelijk opgeborgen in gesloten magazijnen, veelal in compactus-kasten om het ruimtegebruik nog verder te maximaliseren. Alleen bepaalde delen van de collectie, zoals naslagwerken, bronnenpublicaties en de meest gebruikte handboeken staan dan open opgesteld. Vanuit de open collectie wordt meestal niet, of alleen in uitzonderingsgevallen, uitgeleend, zodat de bezoeker er op kan rekenen dat wat hier staat ook echt aanwezig is.

 

Collecties in gesloten opstelling zijn toegankelijk gemaakt via de catalogus. En dan bedoelen we daar tegenwoordig uiteraard de online publiekscatalogus mee, en niet een kaartenbak, die alleen ter plaatse te doorzoeken is. Elk boek heeft een uniek nummer (kastnummer of signatuur), waarop de magazijnmedewerker het kan vinden. Werken in gesloten magazijnen kan je opzoeken in de online catalogus, en vervolgens aanvragen. Het aanvragen kan op elk gewenst moment 24/7 gebeuren, maar per bibliotheek verschilt hoe lang het daarna nog duurt voor het werk ook werkelijk in handen van de aanvrager kan zijn.

 

Collecties in open opstelling zijn, behalve via de catalogus, óók toegankelijk door langs de kasten te lopen – als je iets van je gading ziet staan, heb je het onmiddellijk in handen, en dat is héél prettig. Ook kan je ‘toevallig’ op iets stuiten, waarvan je het bestaan niet wist. Om een open opstelling te kunnen benutten moet de bibliotheek natuurlijk wel open zijn.

Voor de meeste humaniora-vakken, maar ook voor vakgebieden als archeologie, wiskunde en biologie zijn open opgestelde collecties nog steeds een belangrijke voorziening, die vooralsnog behouden moet blijven.

 

Verkeerd argument

Wanneer de boeken of andere materialen niet, of onvoldoende, in de online catalogus ontsloten zijn, wordt dit soms aangevoerd als argument om de open opstelling te handhaven. Dat is niet logisch, al ligt hier wel een buitengewoon reeël probleem: niet-gecatalogiseerde werken zomaar in gesloten magazijnen wegstoppen zou ze praktisch ontoegankelijk maken. Zelfs als bezoekers de gezochte werken al in een (kaart)catalogus kunnen vinden, dan nog is het voor magazijnmedewerkers ondoenlijk ze in de magazijnen te localiseren – en dat kan nooit de bedoeling zijn. Wat wél moet gebeuren is het, alsnog, adequaat ontsluiten van dit materiaal. Waar dat in het verleden om welke goede reden dan ook nog niet is gelukt, moet dat nu prioriteit krijgen. Juist door het beperken van het aantal verschillende bibliotheeklocaties kan personeel vrij gemaakt worden om dit achterstallige werk te doen.

 

Waarom minder bibliotheeklocaties?

Niet veel universitaire instituten beschikken in de éénentwintigste eeuw nog over een “eigen” instituutsbibliotheek. Sinds de jaren ’80 van de twintigste eeuw vindt in de bibliotheken een proces van schaalververgroting plaats. Dit wordt in vrijwel alle gevallen door de staf en studenten van de betrokken kleine bibliotheken hevig betreurd. Toch zijn er belangrijke argumenten voor het concentreren van bibliotheken in grotere locaties, zoals:

  • De openingstijden kunnen ruimer zijn en beter gegarandeerd worden (ook bij ziekte en in vakantieperiodes). Daardoor is het materiaal langer toegankelijk.
  • Grotere locaties beschikken naast open opstelling doorgaans ook over gesloten magazijnen; daar kan het minder intensief gebruikte materiaal veel efficiënter worden geplaatst dan in publieksruimtes, bijvoorbeeld door het gebruik van compactuskasten.
  • Snelle ontwikkelingen op digitalisering en informatisering hebben grote impact op bibliotheken; voor kleine bibliotheken is het bijna onmogelijk om up to date te blijven wat voorzieningen betreft.
  • Collecties in open opstelling vergen veel onderhoud: er komen nieuwe onderwerpen bij, kleine locaties raken relatief snel vol, zodat plaats gemaakt moet worden door minder intensief gebruikte werken te deselecteren.
  • De wetenschap heeft in toenemende mate een interdisciplinair karakter: meer vakgebieden bijeen brengen betekent  een voordeel voor degenen die zich niet strikt tot één terrein beperken.
  • In sommige gevallen zijn er sterke banden tussen bijzondere collecties, die vanwege hun zeldzaamheid, kostbaarheid of kwetsbaarheid, in speciaal beveiligde en/of geklimateerde opslagruimtes bewaard moeten worden, en literatuur óver dergelijke collecties. Het in één gebouw bij elkaar plaatsen van die bijzondere bronnen en de literatuur over die bronnen  verdient in die gevallen sterk de voorkeur.
  • Efficiënter gebruik van gebouwen: het in stand houden van een gebouw kost geld, bijvoorbeeld in verband met huur, onderhoud, licht en verwarming, stoffering, meubilair etc. Het Vastgoedbedrijf van de Unversiteit Leiden hanteert als vuistregel voor gebouwen met een gemiddelde huurprijs een bedrag van € 200 per 1m2 vloeroppervlak per jaar. Voor een kleine bibliotheeklocatie, met een vloeroppervlak van bijvoorbeeld 400 m2, betekent dat € 80.000 per jaar alleen al voor het gebruik van de ruimte.

Bibliotheeklocaties? De bedoeling van deze weblog

De Universiteit Leiden heeft op dit moment (maart 2009) meer dan tien bibliotheeklocaties, het LUMC, d.w.z. de Walaeusbibliotheek en de daaronder ressorterende locaties, niet meegerekend. Het is de bedoeling het aantal bibliotheeklocaties te verminderen, maar … daar zit een heleboel aan vast.

Waarom moet het aantal bibliotheeklocaties verminderen? Welke locaties moeten sluiten en waarom? Welke problemen kan dat geven, en wat is daar aan te doen?

In deze weblog zullen allerlei onderwerpen die te maken hebben met de bibliotheeklocaties van de Universiteit Leiden besproken worden. Iedereen wordt hierbij van harte uitgenodigd vragen te stellen, onderwerpen te agenderen en commentaar te geven.

Josje Calff